9 причин для автоматизации управления эффективностью (часть 1)

Большинство менеджеров по управлению человеческим капиталом понимают всю важность создания сильного процесса управления эффективностью сотрудников компании. Такой процесс помогает не только мотивировать людей и удерживать лучших из них, но так же выровнять цели сотрудников с целями организации и создать более вовлеченную рабочую силу. Все это, в конечном итоге, должно привести к повышению продуктивности и повысить показатели компании в целом.

Однако если Ваша компания движется по привычному пути, то Ваш текущий процесс управления эффективностью, скорее всего, состоит из «ручного» сбора ежегодной оценочной информации или другой трудоемкой процедуре с обилием бумажной работы. Даже если весь процесс и был в какой-то мере автоматизирован (например, путем использования стандартизированной обработки документов в MS Word, шаблонов базы данных или других простейших электронных методов), то кому, как не Вам знать, что такая автоматизация чаще становится источником лишней головной боли, чем реальной помощью.

Сегодня сам формат ведения бизнеса неузнаваемо и неуклонно трансформируется. То же самое касается и процессов управления эффективностью. Все большее количество компаний обращается к инновационным технологиям, чтобы усовершенствовать свои процессы управления человеческим капиталом. Компании с мышлением «на вырост» заменяют свои часто очень трудоемкие и утомительные методы на доступные web-приложения, легкие во внедрении и абсолютно не требующие внутренней IT поддержки. Автоматизировав львиную долю своего процесса управления эффективностью, эти компании уже увидели многочисленные финансовые выгоды — включая повышение продуктивности сотрудников, улучшение удержания людей, оптимизацию управления компенсациями и многое другое.

В этой статье мы рассмотрим 4 из 9 весомых преимуществ, которые может получить Ваша компания, автоматизировав свои процессы управления эффективностью.

1. Упрощение внедрения «лучших практик» в сфере управления эффективностью.

Для достижения наибольшей эффективности, процесс управления эффективностью должен следовать примеру «лучших практик» - стратегий, разработанных ведущими компаниями и специалистами в данной сфере. Конечно же, многие успешные стратегии могут быть внедрены и при помощи «ручных» методов. Тем не менее, использование большинства продуктивных стратегий существенно облегчается с внедрением автоматизированных решений. Например:

• Итеративный (повторяющийся) обзор. Автоматизация сильно облегчает обработку форм, благодаря этому люди более активно участвуют в процессе обзора.
  
  
• Каскадирование целей. Цели редко находятся в сфере ответственности только одного человека. Большинство целей в компании достигаются совместными усилиями множества сотрудников. Специалисты в сфере управления эффективностью считают, что каскадирование и выравнивание целей на большое количество людей создает «совместную ответственность», что крайне необходимо для успеха компании. В масштабах всей компании автоматизированное решение очень сильно упрощает постановку совместных целей и обеспечивает сотрудничество всех задействованных лиц в их достижении.
  
  
• Культура «оплаты по заслугам». Обычно качественные автоматизированные системы комплектуются модулем планирования компенсаций, который позволяет менеджерам получать максимально точную информацию, необходимую для вознаграждения сотрудников за их действительные заслуги. Доступ к данным оценки 360, показателям выравнивания и соответствия целей, обзорным данным и заметкам о результативности сотрудника на протяжении всего года — все эти данные позволяют менеджерам принимать последовательные, обоснованные и честные решения. Как следствие, сокращаются затраты на низкоэффективных сотрудников, а задействованность персонала компании в достижении корпоративных целей неизбежно растет.

2. Улучшение видимости целей и рост совместной отчетности

По данным ведущих аналитиков в сфере управления человеческим капиталом, около 95% сотрудников не имеют понятия о корпоративных целях своих работодателей. Как можно ждать от сотрудников достижения высоких корпоративных результатов, если они даже не имеют ясного понимания того, что от них ожидается?

Постановка достижимых и актуальных целей является краеугольным камнем успеха как отдельных людей, так и всей компании в целом. Чего же достигает организация, автоматизируя процесс создания, каскадирования, мониторинга и сравнения достижений с поставленными целями?

• Сотрудники и менеджеры достигают большего — причем в более сжатые сроки — путем повышения видимости личных и корпоративных целей.
  
  
• Сотрудники и менеджеры могут видеть цели в общем плане — это поможет им понять, как их личные цели вписываются в достижение целей всей организации.
  
  
• Люди могут каскадировать свои цели другим сотрудникам компании, создавая при этом совместную ответственности за их достижение.
  
  
• Менеджеры получают улучшенную возможность следить за успехами сотрудников на протяжении всего процесса достижения цели, что позволяет корректировать работу сотрудника моментально, предоставляя необходимую поддержку и обучение. Такой подход помогает не только повысить эффективность сотрудника, но и «подтянуть» его на конкретном отрезке процесса, чтобы в дальнейшем продолжить работу с минимальными потерями.

3. Получение важной информации путем более эффективного использования данных

Чтобы информация была ценной, она должна собираться и храниться таким образом, чтобы люди имели к ней доступ и могли ей пользоваться. В большинстве случаев отчеты по сотруднику просто подшиваются и хранятся в каком-нибудь ящике или лежат в папке на чьем-то компьютере (хотя могут быть случаи, когда информация хранится на нескольких компьютерах и в нескольких вариантах). Автоматизированное решение позволяет вам иметь доступ к любой информации в масштабах всей компании за любой отчетный период и в любой момент времени.

Автоматизированные решения по управлению эффективностью сотрудников позволяют отображать информацию в виде графиков и отчетов, что позволяет менеджерам получать и анализировать подробную информацию, необходимую для принятия стратегических решений.

Решения ведущих разработчиков позволяют своим пользователям:

• Следить за всеми достижениями компании в целом в соответствии с поставленными целями.
  
  
• Определять тенденции успешности и эффективности сотрудников по всей организации, включая сильные и слабые стороны, организационные навыки и т.п.
  
  
• Видеть, где присутствуют несоответствия компетенциям, и определять, каких навыков не хватает вашей организации.
  
  
• Наблюдать за изменениями работы сотрудника на протяжении выбранного временного промежутка.
  
  
• Иметь доступ к информации о «рейтингах» сотрудников, чтобы адекватно вознаграждать только наиболее эффективных из них — вместо того, чтобы просто раздавать процентные бонусы всем сразу. Это может сэкономить тысячи на выплатах необоснованных премий.

4. Обеспечение соответствия

Автоматизация облегчает наблюдение за всем процессом оценки результативности сотрудников, что обеспечивает соответствие всех требований и критериев оценки в рамках организации. Автоматизированная система позволяет:

• Обеспечить соответствие процессов. Автоматизированные системы привлекают более активное участие сотрудников в обзорах, оценке 360, планировании целей и других аспектах процесса управления эффективностью. Внедренное в рамках всей организации браузерное приложение по управлению эффективностью позволяет HR-менеджеру с легкостью рассылать объявления и напоминания всему персоналу, чтобы контролировать течение процесса и обеспечивать его своевременное выполнение. Более того, у вас есть возможность отслеживать, кто и какие формы заполняет — таким образом вы можете на практике убедиться, что вся ваша компания выполняет цели управления эффективностью.
  
• Последовательность форм оценки. Если для сбора информации вы пользуетесь обычным текстовым редактором (например, MS Word), то наверняка сталкивались с ситуацией, когда какой-нибудь незадачливый менеджер или сотрудник вносил в документы нежелательные изменения или попросту что-то удалял. Автоматизируя процессы сбора и обработки информации, вы используете стандартные формы для заполнения, причем вы сами определяете, кто может (или не может) вносить в них изменения. В то же самое время вы можете настраивать формы в той мере, в какой это необходимо для соответствия уникальным аспектам конкретных задач (например, компетенций, целей, планов развития).