Управление эффективностью для чайников: Что такое "управление эффективностью"?

Привлечение, поиск, найм и удержание самых лучших всегда было и остается сложной задачей. Нельзя спустить это на тормоза, потому что только благодаря этому конкуренты получать весомое преимущество. Данные задачи требуют пристального внимания и особой проницательности, и управление эффективностью способно дать компании все необходимые для этого козыри.

Что такое управление эффективностью

Сам термин "управление эффективностью" (или по англ. performance management) заключает в себе и определение явления. Управление эффективностью включает в себя планирование стратегии организации и определении методов достижения поставленных целей; планирование деятельности сотрудников и их поощрение в зависимости от вкладов в достижение общих целей; оценку затрат в сравнении с прибылями.

Управление эффективностью (performance management) дает ответ на вопросы мотивации, оценки, удержания и вознаграждения сотрудников. По сути, performance management - это индивидуально адаптируемая под потребности конкретной компании программа, которая позволяет отслеживать темпы достижения поставленных целей, корректируя движение и выявляя сильные и слабые стороны.

Управление эффективностью - это сложный процесс, а точнее, пакет взаимосвязанных процессов. Performance management позволяет связать воедино несколько функций и "нарисовать" общую картину реального положения дел в организации. В результате компания получает объективную и актуальную информацию, позволяющую как рядовым сотрудникам, так и руководителям понимать, какие конкретные действия должны быть предприняты для достижения организацией максимального результата.

Управление эффективностью - это нечто большее, чем ежегодная оценка сотрудника и результатов его работы. Как уже было сказано, это емкий процесс включающий в себя следующие важные аспекты:

• Четкое определение ролей/позиций и связанных с ними компетенций.
• Создание ясного понимания того, как действия и вклад каждого сотрудника (независимо от его "уровня" в компании) взаимосвязаны и приведены в соответствие с миссией и целями организации (выравнивание и каскадирование целей).
• Установка четких критериев и стандартов качества работы сотрудников на всех уровнях организации.
• Мониторинг и измерение колебаний ключевых показателей эффективности (КПЭ или KPI - key performance indicators) как на уровне групп сотрудников (например, подразделений), так на индивидуальном.
• Проведение процесса оценки эффективности (в устной и письменной форме) в контексте ее влияния на достижение индивидуальных и корпоративных целей.

На заметку

Управление эффективностью направлено на развитие способностей и повышение продуктивности отдельных сотрудников и команд. Это не просто способ заставить сотрудников достигать целей, спущенных сверху руководством. Это, скорее, постоянные совместные усилия руководителей и сотрудников организации, направленные на создание среды, где каждый сотрудник несет ответственность за результаты своей работы и участвует в успехе всей компании (как качественно, так и количественно).

Далее: Почему ежегодная оценка не панацея и как повысить вовлеченность при помощи управления эффективностью

11 признаков компании, в которой хотят работать

1. Ее имя известно (даже если это известность в узкоспециализированных кругах) и вызывает вполне определенные положительные эмоции и ассоциации.

2. Она заботится о своих сотрудниках, предоставляя им выгодные условия для работы, и понимает, что именно в людях ее богатство.

3. Она мыслит "на вырост" - планируя свое развитие и продвижение на новые территории.

4. Она развивается и развивает своих сотрудников.

5. Она имеет внутреннюю мораль, распространяющуюся на "своих" - сотрудников и партнеров - и "чужих" - соискателей и клиентов.

6. Ее представители соответствуют заявленном ею имиджу.

7. Она информирует о себе, новостях и переменах сотрудников, соискателей, партнеров и клиентов.

8. Она прозрачна и публична настолько, насколько это позволяет политика компании.

9. Она дорожит своей репутацией и оберегает ее.

10. Она достигает результатов благодаря людям и дает сотрудникам понять их ценность, благодаря их за заслуги.

11. Она создает ощущение стабильности, но честна со своими сотрудниками относительно текущей ситуации.

Продолжите список?..

Инструменты для достижений: GAP-анализ

Что это такое

GAP-анализ - или анализ разрывов - это форма стратегического анализа существующего положения вещей в сравнении с желаемой картиной для разработки плана по достижению поставленной цели.

Чаще всего используется в маркетинге и стратегическом менеджменте. Основным его преимуществом можно назвать "прицельный" анализ текущей ситуации и возможность максимально точно направить усилия по развитию.

В последнее время все больше компаний прибегают к анализу разрывов (GAP-анализу) в сфере управления человеческим капиталом для стратегического планирования рабочей силы, системы преемственности и развития сотрудников.

Как это происходит

Говоря простым языком, GAP-анализ - это сравнение того, что есть, с тем, что хотелось бы иметь, с последующим анализом полученных результатов и разработкой соответствующего плана действий. Таким образом можно условно разделить процесс анализа на 4 основных этапа:

1. Определяем цель. Некоторые эксперты советуют сначала оценить текущую ситуацию, а затем наметить "достижимые пределы". Однако, тогда возникает вопрос: какими критериями руководствоваться в оценке? Наше "желаемое будущее" должно стать целью, критерием для оценки, эталоном для развития и стимулом для движения.
2. Оцениваем ситуацию. Поскольку мы знаем, как должна выглядеть "идеальная" ситуация, мы можем воспользоваться ее описанием для выяснения, насколько то, что мы имеем на данный момент, соответствует или не соответствует выбранному эталону. Фактически, происходит "наложение" настоящего на будущего с целью увидеть эти самые "разрывы".
3. Прогнозируем развитие. На самом деле этот этап предназначен для того, чтобы выяснить - чего нам будет стоить путь от настоящего местоположения до намеченного "светлого будущего". Рассматриваем возможные сценарии, оцениваем пользу и риски.
4. Составляем план действий. На заключительном этапе GAP-анализа необходимо подвести итог собранным данным и проведенной работе. Этот итог будет выглядеть как план конкретных действий и мероприятий, которые помогут нам достичь желаемого результата.

Как это использовать в HR

В большинстве случаев, у компаний есть все, что им нужно для GAP-анализа, но нет самого анализа. Вот краткий чек-лист необходимых составляющих для анализа разрывов в сфере управления человеческим капиталом:

• Понимание стратегических целей бизнеса. Если мы знаем, куда идем, нам будет легче понять, что нам для этого нужно.
• Профили ключевых должностей. Для достижения стратегических целей компании нам необходимы вполне определенные качества, навыки, умения, опыт и способности. Это и должно отразиться в описаниях требований к наиболее критичным для организации должностям.
• Регулярная оценка сотрудников. Если не всех, то хотя бы держателей ключевых должностей, наиболее эффективных сотрудников и людей с наиболее высоким потенциалом.
• Система развития сотрудников. Это не только инструмент "подтягивания" слабых сторон, но и способ мотивации тех, кому важно собственное развитие.

Практический пример

В качестве примера я приведу снимки отчетов, автоматически сгенерированных HRM системой на основании имеющихся в ней данных о сотрудниках.

1. Профиль должности. В данном случае в систему на этапе внедрения были созданы профили должностей из библиотеки компетенций, входящих в состав HRM системы. Альтернативный подход - создание собственной библиотеки компетенций.

Весь отчет здесь.

2. Результаты оценки сотрудника. В данном случае отчет отображает результаты оценки сотрудника его руководителем. Можно так же использовать результаты оценки 360, поведенческой оценки (например, DISC) и т.п.

Весь отчет здесь.

3. Отчет по GAP-анализу. В данном случае он автоматизирован - т. е. система сама провела сравнение профиля сотрудника с профилем должности и графически представила результаты. Тем не менее, подобный отчет может быть создан "вручную" - тут дело зависит от объемов работы (сколько сотрудников надо оценить с точки зрения какого количества вакансий) и степени ценности потраченного на это времени.

Весь отчет здесь.

4. План развития сотрудника. В данном случае система "умеет" сама рекомендовать курсы для обучения (из заранее заложенной базы доступных программ обучения) и сводить всю информацию по развитию сотрудника.

Весь отчет здесь.

Рецепт идеального сотрудника

1. Смешать 1/2 стакана образования, 1 стакан реальных навыков и умений и 2 стакана опыта. Следите за соблюдением пропорций: если вы случайно переборщите с образованием, готовый сотрудник может быть тяжелым на подъем и вообще конечный результат сложно будет предугадать.

2. Добавьте по 2 столовые ложки трудолюбия, желания работать в коллективе и готовности учиться. Хорошо перемешайте и попробуйте на вкус. От острого привкуса излишней индивидуальности можно избавиться, погасив его чайной ложкой командной работы.

3. Разведите 1 стакан лояльности компании в 1 стакане материальной удовлетворенности (если этого ингредиента у вас оказалось недостаточно, его можно частично заменить нематериальной мотивацией) и добавьте к уже имеющейся смеси.

4. По вкусу добавьте результат- и/или процесс-ориентированность (в зависимости от желаемого конечного результата).

5. Тщательно перемешайте все ингредиенты и поместите а предварительно разогретый до нужной температуры коллектив.

6. Готового сотрудника подавать начальству только в горячем виде, предварительно обильно приправив отчетами об успешной работе и положительными отзывами коллег и руководителей.

10 способов сэкономить на рекрутменте

Подбор новых сотрудников может "съедать" значительные суммы, поэтому сэкономленные средства обязательно вызовут довольную улыбку на лице руководителя.

Затраты можно условно разделить на прямые - например, на рекламу вакансий, выплаты агентствам и т.п. - и скрытые - рабочее время и усилия сотрудников.

Приведенный ниже перечень, конечно же, не полный. Однако эти простые рекомендации могут существенно снизить затраты на подбор.

Итак, 10 способов сокращения затрат на подбор.

1. Обратитесь к внутренним источникам. Особенность внутреннего кандидата - это отличное знание специфики работы компании, что уже само по себе является огромным преимуществом. Кроме того, он всегда рядом с вами и тратить время и средства на его "поиск и привлечение" вам точно не прийдется. Не говоря уже о том, что внутреннему кандидату не надо переплачивать, чтобы он выбрал именно вас.
   
2. Сократите количество рекрутеров. Оцените объемы работы и количество занятых на них специалистов. Обратите внимание на то, как менеджеры по подбору проводят свое рабочее время. Вполне вероятно, что после небольшого аудита вы определите оптимальное количество рекрутеров для вашей компании. Если окажется, что специалистов по подбору "многовато", "лишних" можно перераспределить. В случае необходимости сокращения сотрудников отдела подбора оставьте наиболее эффективных: для этого достаточно проследить качество и количество работы специалистов.
   
3. Оптимизируйте трудозатраты специалистов отдела по подбору. Какие задачи занимают больше всего времени? Можно ли как-то помочь рекрутерам справляться с ними более эффективно? Вот вам просто пример. На большинстве корпоративных сайтов компаний в разделе "Вакансии" обозначен адрес электронной почты для отправки резюме. В результате как минимум половину рабочего времени среднего рекрутера уходит на разбор и сортировку почты - причем около 60% сообщений - это спам, неполные данные (ну забыл кандидат указать свои контактные данные), несоответствующие кандидаты и т. п. Создание простой контактной формы на сайте позволило бы решить львиную долю подобных проблем.
   
4. Автоматизируйте рутинные задачи рекрутеров. Тогда менеджеры по подбору смогут более качественно выполнять "интеллектуальные" задачи, скорость их работы повысится и, как следствие, компания будет быстрее получать более качественных специалистов для работы в ее рядах. Естественно, автоматизация потребует некоторых затрат на внедрение, однако она позволит значительно сократить сроки и качество подбора, а качественная система для автоматизации способна помочь вам сократить количество рекрутеров почти вдвое.
   
5. Откажитесь от дорогих и некачественных источников кандидатов. Откуда приходят отклики на вакансии? Откуда приходят качественные отклики? Обратите внимание на самые затратные источники откликов и проведите параллель между ними и кандидатами. Откажитесь от тех источников, с которых приходят кандидаты, не сумевшие пройти собеседование или не справившиеся с работой на протяжении испытательного срока.
   
6. Укрепите свой бренд работодателя. К тому, у кого хорошая репутация на рынке труда, соискатели будут стоять в очереди, даже если открытых вакансий нет.
7. Попробуйте привлечь студентов. Когда-то, в советском прошлом, существовало такое понятие как госзаказ - выпускники ВУЗов были обязаны проработать по распределению энное время прежде, чем искать другую работу. У подобного подхода есть свои слабые стороны, но среди преимуществ - относительная "дешевизна" таких сотрудников для работодателя. Кроме того, сотрудничество с учебными заведениями и возможность стажировки талантливых студентов в компании будет работать на ваш имидж среди молодых, перспективных соискателей. Не говоря уже о том, что студенты и выпускники часто обладают свежим взглядом и нестандартным подходом к решению проблем.
   
8. Сотрудничайте с центрами занятости. Этим приемом воспользовались HR-руководители одного из крупных промышленных предприятий Украины. Сразу оговорюсь: если вы работаете с "белыми воротничками" - это не ваш случай. Работа с местным центром занятости полностью избавляет вас от необходимости рекламировать вакансии, искать кандидатов. Дополнительные преимущества: центры занятости частично оплачивает обучение и компенсирует зарплату сотрудника за первый год работы.
   
9. Превратите свой корпоративный сайт в основной источник кандидатов. Большинство сайтов компаний достаточно "раскручены", поэтому на этой же платформе можно создать карьерный сайт, который будет служить пространством общения для кандидата и компании в лице представляющего ее рекрутера. Если ваш карьерный портал сможет создать личный кабинет для каждого соискателя, то вы не только постоянно будете иметь актуальную информацию о люд, но и не терять с ними связь, даже если подходящей вакансии так и не нашлось.
   
10. Создайте резерв талантов - talent pool. Резерв талантов - это такая "заначка" из VIP-резюме. Это рафинированные "кадры", информацию о которых вы собираете независимо от того, открыты ли подходящие вакансии. Это позволит быть готовыми заранее и закрывать вакансии рекордно быстро.